Acht tips om als team te leren besluiten

Een krachtig team is in staat heldere besluiten te nemen en de gemaakte afspraken op te volgen. Dit is een knelpunt voor veel teams die zelfstandiger moeten worden. De vrees voor ellenlange vergaderingen, herhalende discussies en besluiten die niet worden uitgevoerd is groot. Hoe kun je als team slagvaardig worden in het nemen van besluiten? En wat maakt het toch zo moeilijk?

Schaamte en frustratie over besluiteloosheid

‘We hebben zo’n gezellig team’, hoor ik de leden van het thuiszorgteam zeggen. ‘Dat moeten we vooral zo houden’, klinkt het er bijna waarschuwend achter aan. Ik ga met ze op zoek naar de energiegevers en de energievreters in het werk en de samenwerking. Het maandelijkse teamoverleg komt als grootste energielek bovenaan te staan. Vaak duurt het overleg twee uur en gaan de mensen moe en met hoofdpijn naar huis. Het lukt niet om werkbare besluiten te nemen: over het rooster, de verdeling van taken, over kwaliteitsverbetering of de voorraadkast. Over alles ongeveer.

‘Frustrerend’, schrijf ik groot op de flip-over. Je hoort de hamer in de groep vallen. Plotseling laat iedereen zich horen en het gezelligheidsmasker valt af. Wat eronder zichtbaar wordt is boosheid maar ook schaamte, dat het ze niet lukt om als team beslissingen te nemen over hun werk. Terwijl ze als zorgmedewerkers zo daadkrachtig zijn.

Op mijn vraag of ze wel eens aanvaringen hebben, antwoorden ze met een trotse ‘nee’. Natuurlijk niet. Dat past immers niet bij de onuitgesproken eis dat het gezellig moet blijven. Dus draaien ze om elkaar heen en lachen ze irritaties en vervelende gevoelens weg.

Maar hoe gezellig is het eigenlijk als je telkens vastloopt op dezelfde punten en geen besluiten kunt nemen? In de frustratie die in het team los komt, ontstaat de ruimte en de moed om de spanningen onder ogen te zien. Dat de werklast niet goed verdeeld is, dat veel mensen niets zeggen of niet open zijn over wat ze vinden, dat er gewacht wordt totdat de leidinggevende beslist (om daar vervolgens over te klagen).

Een team dat bang is voor het ‘schuren’, veegt lastige kwesties onder het tapijt en saboteert daarmee het functioneren als team. Er heerst een schijnveiligheid en het wordt oppassen geblazen.

Als je het ergens niet over wilt of durft te hebben, gaat het er onbewust eigenlijk de hele tijd over. Wat er niet mag zijn, dat bepaalt de dynamiek.

Drie veelvoorkomende valkuilen

1. Dominante of communicatief vaardige teamleden drukken hun stempel op een besluit en minder assertieve teamleden gaan er ‘geluidloos’ in mee of committeren zich in de praktijk niet aan het besluit.
2. Blijven hangen in een rationele discussie over de inhoud om onderhuidse spanningen niet te hoeven aangaan. Wat maakt dat het zo moeizaam gaat? Bijvoorbeeld een scheve werkverdeling, twijfels over deskundigheid, ambitieverschillen of mensen die de krenten uit de pap halen.
3. Terugkomen op met moeite en zorg genomen besluiten voordat de evaluatie geweest is waardoor het telkens opnieuw aan de orde komt. Vaak komt dit voort uit controle-neigingen en angst om uit te proberen of iets werkt.

Iedereen besluit anders

Zelf ben ik (helaas) geen groot talent in besluitvaardigheid. Vroeger maakte ik plus- en minlijstjes of vroeg ik anderen wat ze zouden doen. Daarvan groeide alleen de twijfel. Tegenwoordig forceer ik het niet meer en laat ik het rusten totdat het antwoord zich aandient. Het is geen rationele afweging maar een open staan voor het antwoord dat je intuïtief al weet. Dat is zo’n beetje hoe ik besluiten neem.

Vermenigvuldig dit proces met een factor 10 en we hebben de complexiteit van besluitvorming in een team. Wat is jouw stijl? En hoe werkt dit door in het team?

Geen vluchtroute naar leidinggevende

Bij zelforganiserende teams is het doorschuiven van beslissingen naar de leidinggevende voor veel onderwerpen niet meer mogelijk. Dit betekent niet dat je als leidinggevende toekijkt hoe het team maar blijft worstelen en gefrustreerd raakt. Het is belangrijk om beschikbaar te zijn en samen met het team te kijken wat het lastig maakt om een knoop door te hakken. Je begeleidt het proces maar het team neemt het uiteindelijke besluit. Daarmee blijft het team de eigenaar van de oplossing en voorkom je dat je als leidinggevende gebruikt wordt als vluchtroute als het lastig wordt.

Een team moet de tijd krijgen om te groeien in besluitvorming. Erken dat het lastig is en complimenteer ze met de besluiten die ze nemen, ook al zou je zelf iets anders doen.

Sommige besluiten zijn en blijven trouwens beter op hun plek bij de leidinggevende, bijvoorbeeld ziekteverzuimbegeleiding, bijzonder verlof, functioneringsproblemen of langdurige onderbezetting. Dat is alleen voor zeer taakvolwassen teams weggelegd.

Van 3 C’s naar 3 V’s

Het Rijnlands organiseren is gebaseerd op de 3 V’s: Vakmanschap, Vertrouwen en Verbinding. Deze komen in de plaats van de 3 C’s: command (opdrachten geven), communicatie (top-down vanuit overtuigen) en control (op het hoe).

 

Acht adviezen om slagvaardiger te besluiten

 

1. Beperk je tot de belangrijkste onderwerpen 

Maak helder wat je met elkaar wilt afspreken en waar je elkaar vrij in laat. Soms willen mensen een teambesluit uit angst dat ze afwijken of erop worden aangesproken. Durf je ruimte te nemen en blijf daarop aanspreekbaar. Geef je collega’s hetzelfde vertrouwen. Als in de praktijk blijkt dat je teveel van elkaar afwijkt, kun je dit bespreken en een gezamenlijke lijn afspreken.

2. Wie gaat het aan?

Wie van het team moet er bij een besluit betrokken worden? Raakt de kwestie het hele team of maar een aantal mensen? Moeten we over verschillende locaties hetzelfde beleid voeren of mogen we gemotiveerd afwijken? Hou het aantal mensen dat meebeslist zo beperkt mogelijk en informeer de anderen over het besluit.

3. Wijsheid van de minderheid

Bespreek vooraf hoe je een besluit wilt nemen. Een meerderheidsbesluit is misschien sneller maar wat doe je met de mensen met bezwaren? Bij consensus vraag je de mensen die moeite hebben met een meerderheidsstandpunt wat zij nodig hebben om er toch in mee te kunnen gaan. Dit heet in Deep Democracy de wijsheid van de minderheid benutten.

4. Goede voorbereiding is het halve werk

Laat een paar mensen voor de volgende vergadering een of twee voorstellen bedenken en dit inbrengen in de volgende vergadering. Dit scheelt veel tijd en de inspanning van de voorbereiding kun je over de teamleden verdelen. Kijk hierbij ook naar ieders kwaliteiten.

5. Ruimte voor iedereen

Om te voorkomen dat telkens dezelfde mensen aan het woord zijn, kun je allemaal je mening/voorstel opschrijven waarna je dit met elkaar deelt zonder erover in discussie te gaan. Verzamel eerst alle invalshoeken en kijk vervolgens of je kunt komen tot een gezamenlijk voorstel. Ook de introverte mensen komen zo aan bod en krijgen tijd om zich uit te spreken.

6. Uitproberen en ervaren wat werkt

Lukt het echt niet om tot een besluit te komen waarin iedereen in mee kan, kijk of je de best haalbare optie een tijd kunt uitproberen. Dan gebeurt er in ieder geval wat en kun je leren wat wel en niet werkt. Veel van wat we bedenken aan tafel, pakt in de praktijk toch anders uit. Een goede evaluatie helpt om tot een steeds betere aanpak te komen.

7. Verantwoordelijkheid nemen

Probeer scherp te zijn in wanneer de discussie niets meer toevoegt en trek aan de rem. Die verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij de voorzitter. Als je merkt dat je afhaakt, meld dit in de groep en vraag of anderen dit herkennen. Grote kans dat mensen blijven hangen in hun argumenten of hun stokpaardje aan het berijden zijn.

8. Interpretatieverschillen voorkomen

Vat altijd samen wat het besluit is en zorg dat het goed in het verslag komt. In de praktijk blijkt dat we vaak onze eigen interpretatie hebben. Maak afspraken over de vervolgstappen. Wat moet er gebeuren om het besluit uit te voeren, wie doet dat en wanneer evalueer je?

Meer weten?

Wil je je team in beweging brengen zonder te trekken en te duwen? Wil je je team effectief leiden en coachen naar zelforganisatie? Of wil je leren hoe je kunt stoppen met knopen doorhakken omdat het team het niet doet? Neem dan contact op.