8 tips voor draagvlak onder professionals in zorg of onderwijs

In sectoren waar veel professionals werken, zoals de gezondheidszorg en het onderwijs, is het essentieel om draagvlak te hebben voor beleid en maatregelen. Hoe krijg je autonome professionals mee bij ambitieuze plannen of ingrijpend beleid? Vaak blijft de communicatie hangen in het overtuigen met inhoudelijke argumenten. Voor draagvlak is vooral verbinding nodig. En een lange adem. Want draagvlak komt te voet en vertrekt te paard.

Protocollen en voorschriften voor veiligheid en kwaliteit zijn lege regels als professionals niet intrinsiek gemotiveerd zijn om zo veilig en goed mogelijk te werken. Hoeveel ambitieuze plannen uit de koker van een ambitieus management zijn niet gesneuveld op het ontbreken van draagvlak bij de professionals in de organisatie?

Overtuigen
De vraag hoe je medewerkers en andere professionals mee krijgt, wordt vaak gesteld op het moment dat de plannen of het beleid er al liggen. Het management weet al wat de goede koers is, ze moeten alleen de professionals en andere medewerkers nog ‘even’ meekrijgen. Dus er moet gecommuniceerd worden. Alles wordt uit de kast getrokken: nieuwsbrieven, presentaties, discussies op social media en motiverende bijeenkomsten. De boodschap is dat er geweldige kansen liggen, dat het essentieel is voor de toekomst van de organisatie, dat we anders grote risico’s lopen. Misschien allemaal waar, maar de vraag is of dit landt bij professionals die vooral met hun dagelijkse werk bezig zijn.

Drijfveren
Voor het verkrijgen van draagvlak is het beter om zoveel mogelijk uit de overtuiging te blijven. Eerst moet je als bestuur of management een verbinding weten te leggen met de beleving en behoeften van de betrokken professionals en andere medewerkers. Je moet op zoek naar het gemeenschappelijke kader. Wat is de drive van mensen? Wat willen ze bereiken? Waar lopen ze tegenaan? Wat voor oplossingen hebben ze zelf voor ogen? Door dit gesprek kom je op de plek waar je elkaar kunt ontmoeten en waar je gedeelde drijfveren vindt.

Kaarten op tafel
Het is belangrijk zo’n gesprek open en in een vroeg stadium te voeren. En het niet in te zetten als een strategische interventie om mensen mee te krijgen. De deelnemers voelen immers perfect aan of hun inbreng serieus genomen wordt of dat het ‘eindplaatje’ er eigenlijk al ligt. Draagvlak vraagt om een open agenda, oprechte interesse in elkaar en bereidheid om je wensen en behoeftes naar elkaar uit te spreken. De kaarten boven tafel en ook je teleurstelling of zorg durven uitspreken als je elkaar uiteindelijk toch niet kunt vinden.

Duidelijke afspraken
Natuurlijk, sommige dingen moeten gewoon. Zeker als het over veiligheid van patiënten of over goed onderwijs gaat. Maar van bovenaf afdwingen en macht inzetten is in een professionele organisatie een weinig aantrekkelijke strategie. Want de kans is groot dat de weerstand ondergronds gaat. Men zegt ‘ja’ maar doet ondertussen ‘nee’. Er ontstaat een schijnwerkelijkheid die mist opwerpt en het contact vertroebelt. Je hoeft het niet over alles met iedereen eens te worden, maar kom wel met elkaar tot een afspraak die duidelijk is. Dan weet je in ieder geval wat je van elkaar kunt verwachten en blijft de communicatie eerlijk en helder.

Acht adviezen voor het verkrijgen en behouden van draagvlak

1. Eerst verkennen en begrijpen
Ga vroegtijdig met professionals in gesprek over het onderwerp en verdiep je in elkaars wereld en beleving. Probeer eerst de ander te begrijpen in plaats van zelf begrepen te worden (S. Covey). Vermijd discussie en gelijk krijgen.

2. Kleur bekennen
Wees bereid om kleur te bekennen door aan te geven wat jij zou willen realiseren en wat jouw achterliggende drijfveer is. Nodig de anderen uit hetzelfde te doen. Maak er geen ‘gelijk oversteken’ van. Voer het gesprek volgens je eigen waarden.

3. Zet geen oneigenlijke externe druk
Gebruik geen beleid van externe partijen, zoals overheid of zorgverzekeraar, om je eigen streven door te drukken. ‘We zullen wel  moeten’, appelleert niet aan de motivatie en gedrevenheid van professionals. Je veegt immers twijfels en bezwaren van tafel door de  ‘zwarte piet’ bij externen neer te leggen. Daarmee ontloop je eigen verantwoordelijkheid voor het geheel, bijvoorbeeld het betaalbaar houden van de gezondheidszorg.

4. Gezamenlijke uitgangspunten
Sluit de verkennende gesprekken af met een samenvatting aan de hand van gedeelde uitgangspunten. Richt de aandacht op wat je met elkaar deelt, niet op de punten waarover je het (nog) oneens bent. Er is al veel gewonnen als je tot gezamenlijke uitgangspunten kunt komen. Eerst zorg je voor een vruchtbare bodem waarop je later concretere ideeën of plannen kunt zaaien.

5. Waardeer verschillen
Draagvlak is niet hetzelfde als alle neuzen dezelfde kant op. Probeer niet te snel consensus te bereiken. De diversiteit van zienswijzen en belevingen zijn van grote waarde om de volle omvang van een thema te ontdekken. Door ruimte te geven aan afwijkende opvattingen, ontstaat er vertrouwen dat er een goed afgewogen en optimale oplossing gekozen zal worden.

6. Loop niet voor de troepen uit
Kan iedereen leven met de best haalbare oplossing? Werken met draagvlak betekent ook bereid zijn om als bestuur, management of professionals water bij de wijn doen. De grote meerderheid bepaalt vaak het tempo waarin je vooruit kunt. Het vraagt leiderschap om de voorlopers en de achterblijvers erbij te houden zodat de onderlinge samenhang in stand blijft. Dat kan alleen als je niet te ver voorop loopt.

7. Vermijd formeel doordrukken
Probeer niet formeel een besluit te forceren, als je wilt werken vanuit draagvlak. Als het besluit niet echt doorleefd is door de professionals, als ze zich er niet echt in hebben verdiept, komt het later als een boemerang terug. Dit merk je doordat bij elk onderwerp dezelfde discussie oplaait. Moeten wijzen op eerder genomen besluiten, is doorgaans een zwaktebod.

8. Blijf toetsen en bijsturen
Als je professionals en medewerkers nodig hebt om er een succes van te maken, moet je blijven toetsen en werken aan draagvlak. Net als  vertrouwen, komt draagvlak te voet en vertrekt te paard. Zorgvuldig opgebouwd draagvlak moet onderhouden worden. Neem regelmatig afstand van de dagelijkse drukte en verken of je nog op een lijn zit. Houd de communicatielijnen open.

 

 Astrid van de Laar, Bureau Klaarheid, www.klaarheid.nl